为适应档案现代化管理的需要,规范、简化文化归档整理程序,提高档案工作效率,进一步加快档案信息化建设进程。根据国家档案局行业标准《归档文件整理规则》和《机关档案工作条例》有关文件规定,荥阳河务局档案管理以“件”进行了整理。
一是取消文书档案案卷概念,实行文件级管理,免除了繁琐、复杂的组卷过程;二是固定分类方法,运用年度、保管期限、机构三种分类方法;三是装订以“件”为单位,实行装盒保管;四是每份文件材料需加盖归档章;五是文件材料排列方法强调按事由排列;六是无需拟写案卷题名和填写案卷封面,只需填写盒脊。七是取消案卷封皮,改为用简易袋来装。八是取消案卷、卷内文件两极目录和文号卡,只编以“件”为单位的归档文件目录。九是无需编页号,目录改设“页数”等。