通讯员代献杰 葛芝玲报道：自1984年全省建立道路运输管理机构以来，全省道路运输事业的飞速发展对档案电子化管理的要求显得尤为迫切。主要的原因有四个。一是全省道路运输发展速度空前加快，道路运输业务范畴进一步拓展，道路运输档案保存价值全面升级，落后而又陈旧的档案管理手段，已经不适应全省快节奏、高效率的办公需要。二是全省道路运输信息化建设步伐加快、信息网络逐步完善，全省道路运输档案管理的纸质发展阶段，已无法满足全省道路运输行业乃至全省交通发展服务对象的使用需要。三是道路运输档案保存基础设施较为落后的现状，致使全省道路运输行业的部分具有较高价值得珍贵档案材料面临毁坏危机；同时，滞后的管理制度使全省部分现代道路运输发展的珍贵资料难以实现及时收集整理，造成大量档案材料面临遗失。四是全省滞后的道路运输档案管理手段，致使档案再次开发利用无法发挥实效。

    全面加快全省道路运输电子档案建设、管理工作显得尤为重要。如何利用全省道路运输大建设、大发展的历史机遇，加快全省道路运输档案管理现代化发展步伐，成为摆在全省道路运输档案管理工作者面前的一大难点和重点工作。为此，本人认为全省道路运输电子档案建设、管理工作，要以实现“机关电子文件资源共享，推行网络环境下馆室一体化管理”为目标，全面从单纯文件管理到电子档案建设、利用方向转变，完成只限于查阅本单位文件发展到查阅全省道路运输行业乃至全省交通系统电子文件共享的方向转变，使全省道路运输管理机构机关文书档案、电子文件归档率达到100％，实现室藏档案全部数字化、网络化。

    一、基本思路

    全省道路运输管理机构要以利用为导向，以共享为目标，先易后难，逐步规范的档案电子化建设为基本思路。要根本上解决档案管理基础设施建设薄弱、管理技术落后等方面的关键性问题，要与全省道路运输信息化建设同步，开发或引进适合我省道路运输档案管理现状的电子档案管理平台，有效地解决相关标准和软件技术问题。同时，要在电子档案馆（室）建设中，注重电子档案灾难恢复系统、电子档案查询系统、电子档案归档立卷系统等基础系统的建设，并要保障道路运输电子档案信息资料的真实性、法律性。要在实施电子文件管理的过程中，不断发现问题，解决问题。

    二、管理模式

    道路运输电子档案建设要充分参考、吸取和采纳全国各行各业再次方面的先进经验和典型做法，力争发挥好电子档案操作方便，传递快捷，存储空间小等方面无可比拟的优势，并要解决好电子档案较之纸质档案真实性、安全性等方面的问题。因此，建议今后我省实施道路运输电子档案建设、管理要充分考虑电子文件与纸质文件之间的联系，实行“四同步”，即“同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”。

    （一）同步归档：在文件生成、运转过程中，全省道路运输管理机构的电子文件要制作纸质拷贝，在上报具有保存价值的纸质文件的同时要有专门的信息渠道上传电子版本，对已经上传的历史性纸质文件应视其价值进行集中数字化处理。同时，应在文件归档时，由文书人员核对文件材料是否完整，同时核对其电子版本的真实性与原始性，如果不符合要求，文书人员重新制作电子文件，如果符合有关要求，则将电子文件保存到计算机硬盘中进行物理归档。

    (二)同步著录：全省道路运输管理机构收发文部门要充分利用文件流转的最初时机，发挥OA道路运输办公自动化系统或专用文件收发系统的功能，进行工作流控制。是全省道路运输行业的电子文件在收文、发文登记及其流转过程中按照公文处理的要求进行著录，并随文件的流转而补充和确认。电子文件归档后，按照归档文件整理要求补充与电子文件相对应的纸质文件应包含的档案信息(如：全宗号、保管期限等)，电子文件与其对应的纸质文件共享这些著录信息。未经收发文处理的归档文件及电子文件著录信息采取归档时集中录入的方式进行。

    (三)同步整理：道路运输档案现代化管理要对同一份文件的电子版本和纸质版本应该采用相同的分类方法，具有相同的保管期限，在电子文件管理系统中确定电子文件的档号，归档纸质文件与其对应电子文件使用相同的档号。电子文件根据全宗号、年度、保管期限、件号等著录信息生成存放路径保存，并通过道路运输信息网络资源，实现电子档案管理规范、保存完整、流程协调的立卷归档工作模式。

    (四)同步利用：在全省推行道路运输办公自动化的同时，要严格电子文件管理的职责和电子档案借阅使用的权限。实现电子档案面向社会公众，但又不偏离国家保密要求、不违背归家《档案法》精神。要在文件查阅时，方便利用者通过同一“档号”检索到纸质和电子两种类型的同一文件。在提供利用时以电子文件利用为主，将可公开的电子文件在网上直接提供利用，另外还可通过刻录光盘或复制软盘提供利用。由于电子文件的真实性、凭证作用、法律效力尚未根本解决，因此在需要发挥档案凭证性作用时，可按照同一件号调阅纸质文件。

    推行道路运输电子档案“四同步”管理模式，可以充分利用文件管理的成果，提高电子文件归档齐全完整程度，实现文档一体化；可以使纸质文件及其电子版本建立准确、可靠，即统一的标识关系；可以有效地发挥电子文件便于利用和资源共享的优势，又便于确保具有凭证依据作用的实体档案的安全，是电子文件法律效力尚不明确阶段档案整理的较好模式。通过“四同步”方法管理电子文件及纸质文件有利于对纸质文件及其电子版本进行一致性的核对，提高电子文件的有效性和完整性；有利于缩短文件管理的时间，消除纸质文件整理过程中不便利用的弊端；有利于避免文件管理时间过长容易造成归档材料丢失．使重要文件能够及时整理归档；有利于档案行政管理部门监督指导，从网络上检查文件材料归档的情况，提高效率。

    三、管理感想

    在开展道路运输电子档案建设、管理实现现代化管理手段的同时，道路运输电子档案馆室建设将迎来一次深刻的变革。但同时，也将面临高高的要求和得力的工作措施。为此，全省道路运输管理机构要进一步提高各基层管理机构实施电子文件归档的积极性，避免只给各单位档案人员压任务而不投入、只是提倡但不采取积极措施的尴尬局面，才能全面推进电子文件归档的有效开展。同时，还要让各单位以电子文件资源共享为目标，在信息共享方法上进行研究探索，推动电子文件资源共享工作的全面开展。为此，全省道路运输电子档案建设、管理应分三个步骤推进。一是建设数字档案室，利用局域网实现本单位电子文件信息共享，二是依托省级道路运输信息中心建设省级道路运输数字文件中心（应兼设在局办公室），依托省道路运输信息网或OA办公自动化系统、运政管理系统，实现面向全省各级道路运输管理机构电子文件共享，三是全面实现网络环境下的道路运输电子档案馆室一体化。

    (一)依托数字档案室，解决电子文件在各单位内部利用问题。各级道路运输管理机构要本着“存量数字化，增量电子化”的要求，通过本单位局域网实现电子文件的收集、管理和利用，并要将室藏档案全部数字化，在局域网上同时提供利用，使本单位工作人员“自助式”查阅档案信息资源成为可能，实现电子文件网络查询。从而为全省道路运输异地或本地开展运政执法、行政审批等管理工作，提供可靠而及时的法律依据、政策制度和程序保障，为全省道路运输管理机构全面实现无纸化办公做出必要且充分的现代档案管理准备。

    (二)依托全省道路运输科技信息中心，实现全省道路运输管理机构机关电子文件信息资源共享。在全面启动全省电子档案室建设基础上，进一步提高电子文件资源共享水平，借助道路运输信息网、OA办公自动化系统、运政管理系统等现代网络传播手段，建立电子文件归档、管理、利用一体化的工作平台，实现全省各单位公开级电子文件的实时联网查询，在省、市级道路运输管理机构机关范围内开展电子文件信息资源共享。同时，各级道路运输管理机构及其工作人员要逐步转变档案利用观念，从在机关内部四处找档案员查阅相关文件，变为即时利用网上的档案查询模块开展电子文件查阅，省时、省力、高效便捷。

    (三)依托网络环境下的馆室一体化建设，实现馆室档案资源共享。要加快省级道路运输管理机构与省交通厅、省档案馆的沟通协调，把握有力的工作时机，争取将全省道路运输电子档案纳入全省交通系统统一管理，并按照国家有关档案管理的政策和要求，实现网上档案交流合作。同时，要在适当条件下，实现黄河上游甘青宁三省乃至西部十二省（区）部分电子凭证、电子文件资源的共享，建设具有现代创新精神、较高利用价值的现代电子档案馆室。同时，要本着先易后难，先机关后企业，全面参与，分层实施，分级管理的原则，指导全省各级道路运输管理机构着手“一体化”建设，逐步实现档案移交馆室一体化、档案管理馆室一体化、档案利用馆室一体化、档案监督工作一体化，为全省和谐道路运输建设做出积极的努力和贡献。 （甘肃省运管局办公室 葛芝玲）